Ewidencja i sprawozdawczość w zakresie odpadów

Jakie dokumenty muszę posiadać aby działać zgodnie z prawem?

Karta Przekazania Odpadu

W przypadku, gdy uregulujemy stan formalno-prawny firmy w zakresie decyzji dotyczących gospodarki odpadami powinniśmy przejść do prowadzenia ewidencji odpadów.

Zgodnie z ustawą o odpadach Posiadacz odpadów jest obowiązany do prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z katalogiem odpadów.

Ewidencję odpadów prowadzi się z zastosowaniem następujących dokumentów w przypadku posiadaczy odpadów:

  1. karty przekazania odpadów,
  2. karty ewidencji odpadów,
  3. karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
  4. karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
  5. karty ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji.

Ewidencję odpadów można prowadzić w systemie teleinformatycznym, umożliwiającym poświadczenie dokumentów ewidencji odpadów za pomocą podpisu elektronicznego.

Firmy prowadzące serwis i instalacje w branży chłodnictwa i klimatyzacji dotyczą głównie Karty Przekazania Odpadów (KPO) oraz Karty Ewidencji Odpadów (KEO).

W celu wyczerpującego opisania zasad prowadzenia ewidencji odpadów w niniejszym artykule zostanie szczegółowo opisana KPO, natomiast w kolejnym artykule podjęty zostanie temat KEO.

Dla zobrazowania jak prawidłowo powinna wyglądać KPO na rys. 1 przedstawiono jej wzór wraz z komentarzami autora artykułu.

WAŻNE: zgodnie z Art. 69 ust. 1. ustawy o odpadach Kartę przekazania odpadów sporządza posiadacz odpadów, który przekazuje odpady.

Należy pamiętać, że to na posiadaczu odpadu ciąży obowiązek właściwego sporządzenia KPO. W praktyce to firmy odbierające odpady często wypełniają KPO za posiadaczy odpadów, którzy je przekazują do wyspecjalizowanej firmy.
W zasadzie jest to praktyka niezgodna z prawem i w przypadku błędów lub nierzetelnego prowadzenia ewidencji odpadów z wykorzystaniem KPO wszelkie sankcje i kary będą obejmowały posiadacza odpadów, który je przekazywał, a nie odbiorcę. Należy o tym pamiętać w przypadku ewentualnej kontroli Inspekcji Ochrony Środowiska, gdyż ponad 50% firm z branży HVACR polega w tym zakresie na wiedzy i umiejętnościach odbiorców odpadów i im powierza wykonanie KPO, nie wiedząc jednocześnie, że wszelka odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie ww. dokumentu spoczywa tylko i wyłącznie na posiadaczu odpadów je przekazującym.

Kartę przekazania odpadów sporządza się w odpowiedniej liczbie egzemplarzy – po jednym dla każdego z posiadaczy odpadów, który przejmuje odpady.

Posiadacz odpadów, który przejmuje odpady od innego posiadacza, jest obowiązany potwierdzić przejęcie odpadów na karcie przekazania odpadów wypełnionej przez posiadacza, który przekazuje te odpady, niezwłocznie po jej otrzymaniu.

Dopuszcza się niesporządzanie karty przekazania odpadów, jeżeli jeden z posiadaczy odpadów nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia ewidencji odpadów.

Dopuszcza się sporządzanie zbiorczej karty przekazania odpadów, obejmującej odpady danego rodzaju przekazywane łącznie w okresie miesiąca kalendarzowego, za pośrednictwem tego samego transportującego odpady wykonującego usługę transportu odpadów temu samemu posiadaczowi odpadów. Zbiorczą kartę przekazania odpadów sporządza się niezwłocznie po zakończeniu miesiąca, którego dotyczy.

Należy również dodać, że niektóre małe firmy z branży HVACR mogą prowadzić tzw. ewidencję uproszczoną, na podstawie tylko KPO. Nie ma wówczas obowiązku prowadzenia KEO, co znacznie upraszcza ewidencję.

Uproszczoną ewidencję odpadów z zastosowaniem jedynie KPO mogą prowadzić:

  1. podmioty, które:
    1. wytwarzają odpady niebezpieczne w ilości do 100 kilogramów rocznie,
    2. wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, w ilości do 5 ton rocznie;
  2. transportujący odpady wykonujący wyłącznie usługę transportu odpadów.

Zgodnie z powyższym jeżeli wytwarzamy mniej niż 100 kg odpadów niebezpiecznych rocznie lub 5 000 kg odpadów innych niż niebezpiecznie rocznie wówczas nie mamy obowiązku prowadzenia KEO.

Uproszczona ewidencja dotyczy jednak ograniczonej liczby firm z branży HVACR z uwagi na limit wytwarzania odpadów niebezpiecznych, który jest bardzo mały. Należy tutaj pamiętać, że bardzo wiele całych urządzeń lub elementów wytwarzanych w trakcie serwisu lub instalacji w branży HVACR stanowi odpad niebezpieczny, a więc 100 kg/rok to wartość, którą większość firm niestety przekracza.

WAŻNE: Posiadacz odpadów jest obowiązany do przechowywania dokumentów ewidencji odpadów przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono te dokumenty. Posiadacz odpadów jest obowiązany do udostępniania dokumentów ewidencji odpadów na żądanie organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli.